MICROSOFT WORD 2007

PENGENALAN MICROSOFT WORD 2007

Microsoft Word 2007 (selanjutnya disebut Word) ialah salah satu program pengolah kata yang banyak digunakan saat ini. Word 2007 merupakan bagian dari Microsoft Office 2007,  yaitu suatu paket yang terdiri atas beberapa program, antara lain Excel, Word, Access, Outlook, PowerPoint, dan lain-lain. Dengan menggunakan Word, Anda dapat membuat dokumen mulai dari yang paling sederhana seperti surat sampai yang rumit seperti artikel yang memerlukan header dan footer, footnote, indeks, daftar isi, diagram, grafik, rumus matematika, dan bahkan surat massal.

Tampilan Layar Microsoft Word 2007

Untuk membuka Word, klik tombol Start di lajur bawah layar Windows, lalu klik menu All Programs. Microsoft Word biasanya terletak pada folder Microsoft Office. Ketika membuka Microsoft Word 2007 pertama kali, akan terlihat tampilan sebagai berikut:

Menu-menu

Ketika Anda mulai mengeksplor Word 2007, Anda akan melihat tampilan baru pada menu bar. Terdapat tiga fitur yang harus diperhatikan selama menggunakan Word 2007, yaitu: Tombol Microsoft Office, Quick Access Toolbar, dan Ribbon. Tiga fitur tersebut berisi banyak fungsi yang terdapat pula pada versi Word sebelumnya. Fungsi-fungsi tiga fitur tersebut akan dibahas lebih lengkap berikut ini.

Tombol Microsoft Office

Tombol Microsoft Office menampilkan banyak fungsi yang terletak pada menu File pada versi lama Word. Tombol ini antara lain memungkinkan Anda untuk membuat dokumen baru (New), membuka dokumen yang telah ada (Open), mengkonversi dokumen (Convert), menyimpan (Save atau Save As), mencetak (Print), mengirim dokumen melalui email atau fax (Send), mempublikasikan (Publish) dan menutup dokumen (Close).

Ribbon

Ribbon adalah panel yang terdapat di bagian atas dokumen. Ribbon memiliki tujuh tab, yaitu: Home, Insert, Page Layout, References, Mailings, Review, dan View yang berisi banyak fitur baru maupun yang telah ada sebelumnya dalam Word. Setiap tab dibagi ke dalam grup-grup. Grup-grup tersebut merupakan kumpulan dari fitur-fitur yang didesain untuk menampilkan fungsi yang akan Anda gunakan dalam mengembangkan atau mengedit dokumen Word Anda. Fitur yang umum digunakan ditampilkan pada Ribbon. Untuk melihat fitur tambahan di setiap grup, klik panah di sebelah kanan tiap grup.

Tiap tab berisi grup/tool sebagai berikut:

Home                      : Clipboard, Fonts, Paragraph, Styles, dan Editing.

Insert                       : Pages, Tables, Illustrations, Links, Header & Footer, Text, dan Symbols

Page Layout          : Themes, Page Setup, Page Background, Paragraph, Arrange

References           : Table of Contents, Footnote, Citation & Bibliography, Captions, Index, dan Table of Authorities

Mailings                 : Create, Start Mail Merge, Write & Insert Fields, Preview Results, Finish

Review                   : Proofing, Comments, Tracking, Changes, Compare, Protect

View                        : Document Views, Show/Hide, Zoom, Window, Macros

Quick Access Toolbar

Quick Access Toolbar merupakan toolbar yang dapat dikustomisasi yang berisi perintah yang dapat Anda gunakan. Anda dapat menempatkan Quick Access Toolbar di atas atau di bawah Ribbon. Untuk mengubah lokasi Quick Access Toolbar, klik panah yang terletak pada akhir toolbar dan klik Show Below the Ribbon.

Anda juga dapat menambahkan item untuk memperoleh Quick Access Toolbar. Klik kanan item mana saja pada Tombol Office Button atau pada Ribbon dan klik Add to Quick Access Toolbar, sampai ditambahkan sebuah shortcut pada Quick Access Toolbar.

Membuat Dokumen Baru

Jika kita baru memulai mengoperasikan Microsoft Word, biasanya akan langsung ditampilkan dokumen kosong yang siap untuk ditulisi. Namun, jika komputer tidak secara otomatis menyediakan dokumen kosong, cara berikut ini bisa menjadi alternatif dalam membuat dokumen baru.

1.       Pada jendela Microsoft Word, pilih Tombol Microsoft Officeà New.

2.       Pada kotak dialog New Document, klik icon Blank untuk membuat dokumen baru, kemudian klik tombol Create.

3.       Jendela siap digunakan untuk pengetikan.

Atau bisa juga menggunakan salah satu alternatif berikut:

·       Tekan tombol Ctrl+N, atau

·       Apabila pada Quick Access Toolbar terdapat toolbar New, klik icon tersebut.

Membuka File yang Sudah Tersimpan

Untuk membuka dokumen yang telah tersimpan sebelumnya, Anda dapat melakukan langkah-langkah berikut:

1.       Klik Tombol Microsoft Office, kemudian pilih Open. Selain itu bisa juga dengan mengklik tombol Open   pada Quick Access Toolbar, atau menekan tombol Ctrl+O sehingga akan tampil kotak dialog Open.

2.       Pilih file yang ingin dibuka dengan menentukan letak foldernya terlebih dahulu.

3.       Klik pada nama file yang akan dibuka.

4.       Klik tombol Open, maka file yang tadi dipilih akan dibuka oleh Microsoft Word.

Menyimpan Dokumen

Segera setelah memulai pengetikan, sebisa mungkin dilakukan penyimpanan. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kemungkinan kehilangan dokumen. Lakukan penyimpanan file sesering mungkin, untuk menghindari kemungkinan komputer padam secara mendadak. Untuk menyimpan dokumen, langkah-langkahnya ialah:

1.       Pilih tombol Microsoft OfficeàSave, atau klik tombol Save pada Quick Access Toolbar, atau dengan menekan tombol Ctrl+S pada keyboard.

2.       Pada layar akan ditampilkan kotak dialog Save. Ketikkan nama file dokumen, lalu klik Save.

Menutup File Dokumen

Untuk menutup file, pilih tombol Microsoft Office à Close  , maka Microsoft Word akan menutup file dokumen yang sedang aktif.

Menutup Jendela Microsoft Word 2007

Untuk menutup jendela Microsoft Word, Anda dapat menggunakan alternatif cara berikut:

·         Pilih tombol Microsoft Office, klik Exit Word , maka jendela Microsoft Word akan tertutup.

·         Selain cara di atas, menutup jendela Microsoft Word juga dapat dilakukan dengan mengklik tombol Close  yang terletak di pojok kanan atas dari jendela Microsoft Word.

Melihat Peragaan (Preview) Dokumen

Sebelum mencetak, Anda dapat melihat peragaan tampilan dari dokumen Anda. Untuk melihat peragaan dokumen tersebut, caranya ialah:

1.       Klik tombol Microsoft Office

2.       Pilih Print, kemudian Print Preview.

3.       Apabila pada Quick Access Toolbar terdapat toolbar Print Preview , klik tombol tersebut.

4.       Anda dapat langsung mencetak dokumen dengan mengklik tombol Print, atau ingin mengatur margin, orientasi halaman, ukuran kertas, dan lain-lain terlebih dahulu.

5.       Untuk mengakhiri, klik tombol Close Print Preview.

Mencetak Dokumen

Apabila Anda ingin mencetak dokumen Anda, dokumen tersebut harus sudah diaktifkan atau ditampilkan di layar. Untuk mencetak dokumen yang sedang aktif di layar, ikuti langkah berikut ini:

1.       Pilih dan klik tombol Microsoft OfficeàPrint (Ctrl+P), atau klik icon Quick Print  jika terdapat di Quick Access Toolbar. Kotak dialog Print akan ditampilkan.

2.       Pada tombol daftar pilihan Name, pilih dan klik printer driver yang Anda inginkan. Anda dapat menentukan halaman yang akan Anda cetak, dengan cara melakukan pemilihan dan pengisian pada kotak Page Range.

·         Klik tombol pilihan All, jika Anda bermaksud mencetak seluruh isi dokumen.

·         Klik tombol pilihan Current page, bila Anda ingin mencetak halaman yang Anda pilih.

·         Klik tombol pilihan Pages:, kemudian masukkan nomor halaman yang akan dicetak pada kotak teks.

3.       Apabila Anda ingin mencetak dokumen tersebut lebih dari satu kali, isilah kotak isian Number of Copies dengan jumlah salinan yang Anda inginkan.

4.       Pada tombol daftar pilihan Print what, pilih Document bila ingin mencetak isi dokumen.

5.       Tentukan halaman yang akan dicetak pada tombol pilihan Print.

• All pages in range, bila Anda ingin mencetak halaman ganjil maupun halaman genap.
• Odd pages, jika Anda ingin mencetak halaman ganjil saja.
• Even pages, jika Anda ingin mencetak halaman genap saja.

6.       Klik OK.

FORMATTING

Memformat Teks

Anda dapat mengatur format teks dengan menggunakan salah satu cara berikut ini :

1.       Pilih atau sorot teks yang akan Anda format, kemudian atur formatnya sesuai yang Anda inginkan, atau

2.       Tempatkan titik sisip/kursor pada posisi awal pengetikan teks, atur formatnya, kemudian ketik teks yang Anda inginkan. Dengan cara ini, semua teks yang Anda ketik mulai dari posisi titik sisip akan mengikuti format yang Anda pilih sampai Anda melakukan perubahan kembali atau memindahkan posisi titik sisip ke bagian lain pada dokumen.

Styles

Style merupakan tool yang meliputi tipe tampilan font, ukuran font, efek-efek (tebal, miring, garis bawah, dll.), warna dan banyak lagi.  Anda akan melihat pada Tab Home pada Ribbon, bahwa Anda memiliki area yang akan mengontrol style dokumen Anda:  Font, Paragraph, dan Styles.

Mengubah Typeface dan Ukuran Font

Setiap jenis dan bentuk huruf (Font) mempunyai nama, misalnya Calibri, Arial, Times, Courier dan lain-lain. Untuk mengubah Font dari teks yang sebelumnya telah Anda ketik, ikuti langkah berikut:

1.       Klik panah sebelah nama font name dan pilih sebuah font pada Grup Font.

2.       Anda dapat melakukan preview bagaimana font baru akan terlihat dengan cara menyorot teks itu dan memilih fontface.

Mengubah Ukuran Font

Ukuran font dapat Anda tentukan lewat kotak Font Size. Ukuran font dinyatakan dalam satuan point (pt), 1 pt =1/72 inch. Semua teks yang Anda ketikkan pada dokumen baru dengan menggunakan template Blank Document akan memakai pilihan default font Calibri dengan ukuran huruf 11 point. Untuk mengubah ukuran huruf (font size) dari teks yang sebelumnya Anda ketik, ikuti salah satu langkah berikut ini :

§  Pada Grup Font, klik panah sebelah font size dan pilih ukuran yang cocok, atau

§  Klik increase atau decrease tombol font size.

Font Styles dan Effects

Font styles merupakan pilihan format yang sudah didefinisikan sebelumnya yang digunakan untuk memberikan penekanan suatu teks. Yaitu meliputi:  Bold (tebal), Italic (miring), dan Underline (garis bawah). Untuk menambahkan hal ini pada teks:

§  Pilih teks dan klik Font Styles yang ada pada Grup Font pada Ribbon, atau

§  Pilih teks dan klik kanan untuk menampilkan font tools

Mengubah Warna Teks

Untuk mengubah warna teks:

§  Pilih teks yang akan diubah dan klik tombol Colors yang terdapat pada Grup Font pada Ribbon, atau

§  Sorot teks dan klik kanan kemudian pilih colors tool. 

§  Pilih warna dengan mengklik panah bawah yang ada di sebelah tombol Font Color.

Highlight Text

Highlight teks memungkinkan Anda untuk melakukan penekanan pada teks seperti mewarnai suatu tulisan menggunakan stabilo. Untuk meng-highlight teks:

1.       Pilih teks

2.       Klik Tombol Highlight pada Grup Font pada Ribbon, atau

3.       Pilih teks kemudian klik kanan dan pilih highlight tool

4.       Untuk mengubah warna, klik panah bawah di sebelah tombol highlight.

Copy Formatting

Jika Anda telah memformat teks dengan cara pilihan Anda dan menginginkan bagian lain dari dokumen memilki format yang sama, Anda dapat mencopy format tersebut. Untuk mencopy format, lakukan langkah berikut:

1.       Pilih teks dengan format yang ingin Anda copy.

2.       Copy format  teks terpilih tersebut dengan mengklik tombol Format Painter pada Grup Clipboard yang terdapat pada Tab Home

3.       Aplikasikan format yang telah di copy dengan memilih teks dan mengklik teks tersebut.

Clear Formatting

Untuk menghapus text formatting:

1.       Pilih teks yang ingin Anda hapus formatnya

2.       Klik kotak dialog Styles pada Grup Styles pada Tab Home

3.       Klik Clear All

Memformat Paragraf

Memformat paragraf berarti memungkinkan Anda untuk mengubah penampilan keseluruhan dokumen. Anda dapat mengakses banyak alat untuk memformat paragraf dengan mengklik tab Page Layout pada Ribbon atau Grup Paragraph pada Home Tab pada Ribbon.

Mengubah Alignment/Perataan Paragraf

Paragraf alignment memungkinkan Anda untuk menentukan bagaimana teks terlihat. Untuk mengubah alignment:

1.       Klik Tab Home

2.       Pilih tombol yang sesuai untuk alignment pada Grup Paragraf.

• Align Left:  teks diratakan dengan margin kiri Anda
• Center:  teks di simpan di tengah-tengah margin Anda
• Align Right:  teks diratakan dengan margin kanan
• Justify:  teks diratakan dengan kiri dan kanan margin

Mengatur Indentasi Paragraf

Indentasi paragraf memungkinkan Anda membuat teks dalam sebuah paragraf dengan margin yang berbeda. Berikut beberapa pilihan untuk mengatur indentasi:

§  First Line:  Mengkontrol batas kiri baris pertama suatu paragraf

§  Hanging:  Mengkontrol batas kiri setiap baris suatu paragraf kecuali baris pertama.

§  Left:  Mengkontrol batas kiri setiap baris paragraf tersebut

§  Right:  Mengkontrol batas kanan setiap baris paragraf tersebut

Untuk menginden paragraf, Anda dapat melakukan langkah berikut:

1.       Klik tombol Indent untuk mengkontrol indentasi. 

2.       Klik tombol tombol Indent berulang-ulang untuk menambah ukuran indentasi.

3.       Klik kotak dialog pada Grup Paragraph

4.       Klik tab Indents and Spacing

5.       Pada bagian Indentation, atur indentasi yang Anda inginkan.

·         Kotak isian Left, untuk menentukan jarak indentasi dari margin kiri.

·         Kotak isian Right, untuk menentukan jarak indentasi dari margin kanan.

·         Kotak daftar pilihan Special, untuk menentukan indentasi khusus dengan jarak sesuai dengan yang Anda isi pada kotak By.

Ø  (none), jika tidak ada indentasi khusus.

Ø  First line, jika indentasi kiri hanya untuk baris pertama saja.

Ø  Hanging, jika ingin membuat indentasi gantung, yang diindentasi adalah baris lain selain baris pertama.

Mengubah Spasi Antara Paragraf dan Baris

Apabila diperlukan, Anda dapat mengatur jarak spasi dari baris agar masing-masing baris mempunyai jarak yang cukup dan sesuai dengan kebutuhan. Untuk mengatur jarak spasi baris menggunakan menu, ikuti langkah berikut :

1.       Pilih atau tempatkan titik sisip pada paragraf yang akan Anda format.

2.       Pada Tab Home, Klik Kotak Dialog Paragraph (lihat gambar di atas)

3.       Pada kotak dialog tersebut, klik tab Indents and Spacing.

4.       Pada bagian Spacing, tentukan jarak spasi baris yang Anda inginkan.

·         Kotak isian Before, diisi dengan jarak spasi sebelum paragraph

·         Kotak isian After, diisi dengan jarak spasi sesudah paragraph.

5.       Kotak daftar pilihan Line Spacing, diisi dengan jarak spasi baris yang diinginkan.

·         Single untuk jarak spasi satu.

·         1.5 lines, untuk jarak spasi satu setengah.

·         Double, untuk jarak spasi dua.

·         At least, untuk menentukan jarak spasi minimal.

·         Exactly, untuk menentukan jarak spasi yang pasti.

·         Multiple, untuk menggandakan jarak spasi Single menjadi Dua, 1.5 lines menjadi Tiga dan Double menjadi Empat.

6.       Contoh format paragraf yang Anda pilih dapat dilihat pada kotak Preview.

7.       Klik OK.

Mengaplikasikan Styles

Styles merupakan suatu koleksi dari format yang dapat Anda aplikasikan pada teks. Untuk menggunakan Quick Styles:

• Pilih teks yang ingin Anda format. 
• Klik kotak dialog sebelah Grup Styles pada Tab Home. 
• Klik style yang ingin Anda aplikasikan. 

Membuat Link
Membuat  link pada dokumen word memungkinkan Anda untuk memasukkan sebuah URL yang pembaca dapat klik untuk mengunjungi suatu web page.  Untuk memasukkan sebuah link:

• Klik tombol Hyperlink pada Grup Link di Tab Insert. 
• Ketiklah teks pada kotak “Text to Display” dan alamat web pada kotak “Address”.

Memformat Halaman

Yang dimaksud dengan mengatur format halaman dia ntaranya mengubah ukuran kertas, mengatur margin, memasang nomor halaman, dan lain-lain.

Mengatur Margin

Margin merupakan jarak antara tepi daerah pengetikan teks dengan tepi halaman kertas. Apabila Anda membuka dokumen baru dengan menggunakan Blank Document, Microsoft Word akan menggunakan template normal dengan kertas berukuran Letter (kuarto), batas margin kiri, kanan, atas, dan bawah 1 inci.

Pengaturan margin akan berlaku untuk seluruh dokumen, kecuali jika Anda telah memilih teks tertentu atau membagi dokumen ke dalam beberapa bagian. Untuk mengatur margin dari dokumen dengan menggunakan menu, ikuti langkah berikut ini :

1.       Klik Tab Page Layout pada Ribbon

2.       Pada Grup Page Setup, Klik Margins

3.       Klik salah satu pilihan margin yang disediakan, atau

4.       Klik Custom Margins sehingga muncul kotak dialog Page Setup.

5.       Tentukan jarak dari batas margin yang Anda inginkan.

·         Top, untuk menentukan batas margin atas.

·         Bottom, untuk menentukan batas margin bawah.

·         Left, untuk menentukan batas margin kiri pengetikan.

·         Right, untuk menentukan batas margin kanan pengetikan.

·         Gutter, untuk menambahkan spasi lebih pada margin kiri jika Anda tidak memberi tanda pemilihan pada Mirror margins atau menambahkan spasi lebih pada bagian dalam (margin kiri untuk halaman ganjil dan margin kanan untuk halaman genap) untuk daerah penjilidan jika Anda memberi tanda pemilihan pada Mirror margins.

6.       Pada kotak pilihan Apply To, pilih dan klik bagian mana dari dokumen yang akan memakai margin baru.

a.       Whole Document, pengaturan baru akan berlaku untuk seluruh halaman.

b.      This Point Forward, Microsoft Word akan menyisipkan tanda pemisah Continuous pada titik sisip dan pengaturan baru akan dimulai pada bagian yang baru.

c.       This Section, pengaturan baru akan berlaku pada bagian tempat titik sisip berada.

7.       Pada bagian Pages, pilih Mirror Margins, jika Anda ingin ukuran margin kiri pada halaman genap menjadi ukuran margin kanan pada halaman ganjil dan ukuran margin kanan pada halaman genap akan menjadi ukuran margin kiri pada halaman ganjil.

8.       Lihat hasilnya pada kotak Preview, dan klik OK untuk menutup kotak dialog.

 

Mengubah Orientasi Pencetakan, Ukuran kertas, dan Membuat Kolom

Untuk mengubah orientasi pencetakan, ukuran kertas, dan membuat kolom ikuti langkah berikut ini:

1.       Klik Tab Page Layout pada Ribbon.

2.       Pada Grup Page Setup, klik Orientation untuk  mengubah orientasi (arah) pencetakan. Klik tombol pilihan Portrait untuk pencetakan dengan posisi tegak atau Landscape untuk pencetakan dengan posisi tertidur.

Cara lainnya ialah dengan mengatur orientasi melalui kotak dialog Page Setup.

3.       Untuk mengatur ukuran kertas, klik tombol Size, dan pilih ukuran yang diinginkan.

Atau klik tombol More Paper Sizes, sehingga muncul kotak dialog Page Setup. Pilih dan klik ukuran kertas yang akan Anda gunakan. Atau gunakan kotak Width untuk menentukan lebar kertas, dan kotak Height untuk menentukan tinggi kertas sesuai dengan keinginan Anda.

4.       Untuk membuat kolom, klik Columns, pilih jumlah kolom yang diinginkan.

Atau klik More Columns untuk mengatur jumlah dan jarak antar kolom.

5.       Klik tombol OK.

Membagi Dokumen dalam Section

Anda dapat membagi dokumen dalam beberapa section. Setiap section dapat memiliki format sendiri yang dapat berbeda antara satu section dengan section yang lain. Jika dokumen Anda terdiri atas beberapa bab, Anda dapat membuat setiap bab sebagai suatu section.

Untuk memulai suatu section, lakukan prosedur berikut:

1.       Letakkan titik sisip di tempat Anda akan memulai suatu section.

2.       Klik Tab Page Layout pada Ribbon

3.       Pada Grup Page Setup, klik tombol drop down Breaks.

Pilih di bagian Section Breaks, klik salah salah satu tombol pilihan berikut ini:

·         Next page, jika section mulai di halaman baru.

·         Continuous, jika section melanjutkan section sebelumnya pada halaman yang sama.

·         Even page, jika section mulai di halaman genap.

·         Odd page, jika section mulai di halaman ganjil. Jika section sebelumnya berakhir di halaman ganjil, Word akan memberikan satu halaman genap yang kososng sebelum section yang baru.

HEADER, FOOTER, DAN NOMOR HALAMAN

Header dan Footer

Anda dapat membuat dokumen Anda terlihat profesional dengan menambahkan header dan footer. Header ialah bagian dokumen yang muncul di bagian margin atas dokumen, sedangkan footer ialah bagian yang muncul pada bagian margin bawah. Header biasanya berisi informasi seperti nomor halaman, judul dokumen atau bahkan logo perusahaan. Jika Anda membagi dokumen ke dalam beberapa section, Anda dapat memberikan header atau footer yang berbeda untuk masing-masing section. Untuk memberikan header atau footer, lakukan prosedur berikut:

1.       Klik tab Insert.

2.       Klik perintah Header atau Footer.  Menu built-in akan muncul, menampilkan banyak pilihan header atau footer.

3.       Pilih salah satu header atau footer, atau pilih Blank untuk menambahkan header atau footer secara manual.

4.       Anda juga bisa mengedit header dan footer built dengan memilih Edit Header atau Edit Footer.

5.       Tab Design dengan tools Header dan Footer seperti gambar berikut akan aktif.

6.       Ketikkan teks di tempat yang disediakan pada header atau footer.

7.       Klik Go to Header atau Go to Footer untuk menampilkan Header atau Footer.

8.       Untuk menampilkan tanggal dan jam pada header atau footer, klik printah Date & Time dalam Grup Insert pada saat header dan footer aktif.

9.       Pilih format tanggal atau jam yang Anda kehendaki, kemudian klik OK.

10.    Setelah selesai, klik tombol Close Header and Footer.

Nomor Halaman

Menambahkan Nomor Halaman

Untuk memberi nomor halaman, lakukan langkah berikut:

1.       Klik tab Insert.

2.       Klik tombol Page Number.

3.       Pilih posisi penomoran yang Anda inginkan. Tersedia tiga pilihan, yaitu Top of Page (Header) yaitu di atas halaman, Bottom of Page (Footer) yaitu di bawah halaman, dan Current Position yaitu nomor akan diletakkan di tempat Anda meletakkan kursor.

4.       Pilih style penomoran yang akan digunakan dengan cara meng-klik alternatif pilihan yang disediakan.

Memformat Nomor Halaman

Untuk mengubah format nomor halaman, ikuti langkah-langkah berikut:

1.       Klik tombol Page Number, lalu Format Page Numbers…

2.       Pada kotak dialog Page Number Format, atur format pada kotak Number Format. Tersedia beberapa pilihan nomor halaman, yaitu angka, huruf kapital, huruf kecil, angka Romawi kapital, dan angka Romawi kecil.

3. Atur permulaan penomoran dengan menandai pilihan berikut:

·         Continue from previous section (penomoran melanjutkan section sebelumnya)

·         Start at: (penomoran dimulai dengan angka yang dimasukkan pada kotak di sebelahnya)

Menghapus Nomor Halaman

Untuk menghapus nomor halaman, langkahnya ialah:

a.                   Klik Tab Insert

b.                  Klik tombol Page Number à Remove Page Numbers

BORDER DAN SHADING

Membuat Border (Bingkai)

Anda dapat membuat border (bingkai) dan shading (corak) ke paragraf dan seluruh halaman.

Lakukan prosedur berikut untuk memberikan bingkai pada suatu paragraf tertentu:

1.       Pilih daerah teks dimana Anda ingin meletakkan border atau shading.

2.       Klik tombol Borders pada Grup Paragraph di Tab Home

3.       Pilih Borders and Shading

4.       Pilih tab Borders.

5.       Di bagian Apply to pilihlah pada objek apa bingkai akan diberikan. Anda dapat memilih paragraph (bingkai pada paragraf) atau Text (bingkai pada teks).

6.       Di bagian Setting pilihlah jenis bingkai dengan mengklik salah satu icon di situ.

None             : Tidak ada bingkai. Pilihan ini untuk membatalkan pilihan bingkai yang lain.

Box                                : Memberi bingkai berupa kotak.

Shadow        : Memberi bingkai dengan bayangan.

3-D                 : Bingkai dengan efek 3 dimensi.

Custom        : Memberi bingkai yang berada di keempat sisi.

7.       Pilihlah gaya bingkai di kotak Style

8.       Tentukan warna bingkai dibagian Color.

9.       Tentukan tebal bingkai di bagian Width.

10.   Untuk memberikan bingkai yang berbeda di keempat sisi, klik semua pilihan pada Preview di kotak dialog.

Klik suatu sisi (atau icon yang menggambarkan sisi itu) untuk memberikan atau menghilangkan bingkai di sisi tersebut.

11.   Untuk menentukan jarak bingkai dari teks, pilihlah tombol Options. Kotak dialog Border and Shading Options ditampilkan. Tentukan jarak itu di kotak Top (atas), Bottom (bawah), Left (kiri), dan Right (kanan). Jarak tersebut dinyatakan dalam satuan point.

.

Memberikan Shading (Corak)

Corak atau shading suatu paragraf dapat Anda berikan melalui langkah-langkah berikut:

1.       Taruh titik sisip di paragraf atau pilih paragraf-paragraf yang akan Anda berikan shading. Bila Anda bermaksud memberikan shading pada teks, pilihlah teks tersebut.

2.       Klik menu FormatàBorders and Shading. Kotak dialog Borders and Shading.

3.       Pilih tab Shading.

4.       Di bagian Apply to pilihlah objek yang akan Anda beri shading. Anda dapat memilih Paragraph atau Text.

5.       Di bagian Fill tentukan warna pengisi (latar belakang). Pilihlah None jika Anda tidak ingin memberikan warna latar belakang.

6.       Tentukan gaya shading di bagian Style. Di sini Anda dapat memilih shading berupa pola kelabu dengan berbagai tingkat kehitaman atau shading berupa raster (arsiran) garis atau titik. Pilihlah Clear jika Anda tidak ingin memberi corak.

7.       Tentukan warna shading di bagian Color.

8.       Di kotak Preview dapat dilihat shading yang Anda atur.

9.       Untuk menghilangkan shading pilih tombol None.

Border Pada Halaman

Untuk memberikan bingkai pada halaman pilih menu Format, Border and Shading. Setelah kotak dialog Border and Shading ditampilkan pilih tab Page Border. Cara menentukan style, warna, dan tebal bingkai sama seperti yang telah dijelaskan di atas.

Pada Page Border terdapat tambahan bentuk border, yaitu Art. Pada bagian tersebut Anda dapat memilih border dengan bentuk yang bermacam-macam.

Untuk menentukan posisi border halaman, pilihlah tombol Options di tab Page Border di kotak dialog Borders and Shading.

LIST (DAFTAR)

List (daftar) memungkinkan Anda memformat dan mengatur teks dengan urutan nomor, butir, dan dalam bentuk Multilevel (outline).

Bullets dan Numbering

Daftar Bullets memiliki poin-poin berbutir, daftar Numbering berupa poin bernomor, sedangkan Multilevel merupakan kombinasi nomor dan butir tergantung pada organisasi daftar tersebut. Misalnya, Anda dapat membagi gagasan dalam beberapa topik utama, setiap topik utama dibagi lagi ke dalam sub topik. Begitu seterusnya hingga beberapa tingkat. Setiap topik, sub topik dan seterusnya dapat Anda beri nomor dengan struktur Multilevel.

Untuk menambahkan daftar pada teks yang telah dibuat langkahnya ialah sebagai berikut:

• Pilih teks yang akan Anda jadikan sebagai daftar Bullets atau Numbering.
• Dari grup Paragraph pada tab Home, klik tombol Bullets atau Numbering.

Sedangkan untuk membuat daftar baru Anda bisa melakukan langkah berikut:

• Letakkan kursor dimana Anda akan menempatkan daftar.
• Klik tombol Bullets atau Numbering yang terdapat pada grup Paragraph.
• Jika ingin mengganti bentuk Bullet atau Numbering, klik panah di sebelah kanan tombol Bullet atau Numbering, lalu pilih bentuk yang Anda inginkan.
• Mulailah mengetik. Untuk menambahkan item baru pada daftar, tekan tombol Enter.

Daftar Bersarang

Daftar bersarang merupakan daftar dengan beberapa level teks yang dituliskan menjorok. Untuk membuat daftar bersarang caranya ialah:

• Buat daftar seperti pada langkah-langkah di atas
• Klik tombol Increase atau Decrease Indent untuk mengatur indentasi daftar tersebut. Increase Indent digunakan untuk mengurangi level paragraf atau daftar sedangkan Decrease Indent digunakan untuk mengurangi level paragraf atau daftar.

Memodifikasi Bullets

Anda dapat memodifikasi Bullet yang telah terlanjur Anda gunakan. Anda juga dapat menambah jenis Bullet selain yang telah disediakan. Untuk memodifikasi Bullet, lakukan langkah-langkah sebagai berikut:

·         Pilih list yang telah ada sebelumnya, kemudian klik tombol Bullets.

·         Pilih Define New Bullet dari list, sehingga muncul kotak dialog Define New Bullet.

·         Klik tombol Symbol.

·         Klik Font: kotak drop-down lalu pilih salah satu aktegori font.

·         Klik simbol yang Anda inginkan, kemudian klik tombol OK.

·         Simbol yang baru akan muncul pada bagian Preview dari kotak dialog.

·         Klik OK untuk menerapkan simbol pada dokumen.

Selain simbol, Anda juga dapat menggunakan picture (gambar) dan font sebagai bullet. Caranya sama seperti di atas, tetapi pada saat kotak dialog Define New List muncul, pilih Picture atau Font.

Membuat Penomoran Multilevel

Seperti telah dijelaskan di atas, Multilevel List digunakan untuk membuat penomoran yang terdiri atas beberapa tingkat (level). Untuk membuat penomoran bertingkat, maka lakukan langkah di bawah ini:

1.       Letakkan kursor dimana Anda akan menempatkan daftar.

2.       Klik tombol Multilevel List yang terdapat pada grup Paragraph.

3.       Pilihlah style penomoran dengan mengklik pilihan yang tersedia.

4.       Untuk menandai subtopik, pilih poin atau item yang akan menjadi subtopik, kemudian klik tombol Increase Indent atau Decrease Indent.

TABEL

Tabel merupakan kotak-kotak sel yang disusun dalam baris dan kolom, yang bermanfaat untuk banyak pekerjaan seperti menyajikan informasi dalam bentuk teks atau data numerik. Tabel dapat diatur susunannya sesuai keinginan Anda.

Membuat Sebuah Tabel

Untuk membuat sebuah tabel, langkahnya ialah sebagai berikut:

§  Tempatkan kursor pada halaman dimana Anda ingin membuat tabel baru.

§  Klik tab Insert pada Ribbon

§  Klik tombol Tables pada grup Tabel . Anda dapat membuat tabel melalui salah satu dari empat cara berikut :

• Sorot jumlah baris dan kolom, kemudian lepaskan mouse setelah ukuran tabel sesuai dengan yang Anda inginkan.

• Klik Insert Table dan masukkan jumlah kolom (Number of columns) dan jumlah baris (Number of Rows) pada kotak yang disediakan pada kotak dialog Insert Table.

• Klik Draw Table, buat tabel Anda dengan cara mengklik dan menggambar baris dan kolom yang Anda inginkan

1.       Drag (geser) kursor membentuk persegi empat untuk membuat sebuah sel tunggal atau membuat batas tabel.

2.       Gambarkan garis horisontal untuk membuat baris.

3.       Gambarkan garis vertikal untuk membuat kolom.

4.       Gambarkan garis diagonal untuk membagi sel.

• Klik Quick Tables dan pilih desain tabel yang tersedia. Anda dapat menghapus contoh data pada tabel dengan cara menyorot tabel kemudian tekan tombol Delete pada keyboard.

Memasukkan Data pada Tabel

Tempatkan kursor pada sel dimana Anda ingin memasukkan informasi. Mulailah mengetik pada sel tersebut. Untuk berpindah sel, gunakan tanda panah atau mouse.

Memodifikasi Struktur Tabel dan Memformat Tabel

Cara untuk memodifikasi struktur suatu tabel dengan:

• Klik tabel tersebut dan perhatikan bahwa Anda memiliki dua tab baru pada Ribbon: Design and Layout.  Bentuk berikut merupakan desain tabel dan layout.

Pada Tab Design, Anda dapat memilih:

• Table Style Options
• Table Styles
• Draw Borders

Untuk format suatu tabel, klik tabel tersebut dan kemudian klik tab Layout pada Ribbon.  Tab Layout memungkinkan Anda untuk:

• View Gridlines and Properties (dari Grup Table)
• Insert Rows and Columns (dari Grup Rows & Columns)
• Delete the Table, Rows and/or Columns (dari Grup Rows & Columns)
• Merge or Split Cells (dari Grup Merge)
• Increase and Decrease cell size (dari Grup Cell Size)
• Align text within the cells and change text directions (dari Grup Alignment)

Menghapus Garis atau Border

Untuk menghapus garis, Anda bisa menekan dan menahan tombol Shift, kemudian klik garis yang akan dihapus.

Membagi Tabel Menjadi Dua

Untuk membagi Tabel menjadi dua bagian, langkahnya ialah:

1.       Letakkan kursor pada baris tempat Anda akan membagi tabel.

2.       Pilih tab Layout di bawah Table Tools.

3.       Klik tombol Split Table pada Grup Merge.

Menambahkan Sel, Baris, dan Kolom

Untuk menambahkan sel, lakukan cara berikut ini:

1. Pilihlah sel atau kelompok sel pada posisi Anda akan menambahkan
2. Klik tab Layout, kemudian klik panah kotak dialog pada Grup Rows & Columns untuk menampilkan Insert Cells.

3. Selanjutnya pilih salah satu pilihan ini:

Shift cells right
Sisipkan sel di kiri yang Anda pilih. Sel yang Anda pilih digeser ke kanan

Shift cells down
Sisipkan sel di atas sel yang Anda pilih. Sel yang Anda pilih digeser ke bawah

Insert entire row
Sisipkan baris baru pada posisi sel ytang Anda pilih

Insert entire column
Sisipkan kolom baru pada posisi sel yang Anda pilih

4. Klik OK.

Untuk menambahkan baris,  caranya ialah:

1.       Letakkan kursor di salah satu sel.

2.       Klik tab Layout, kemudian pada Grup Rows & Columns klik Insert Above (menambah baris di atas sel yang dipilih), atau Insert Below (menambah baris di bawah sel yang dipilih).

Sedangkan untuk menambah kolom, langkahnya ialah:

1.       Letakkan kursor di salah satu sel.

2.       Klik tab Layout, kemudian pada Grup Rows & Columns klik Insert Left (menambah kolom di sebelah kiri sel yang dipilih), atau Insert Right (menambah kolom di sebelah kanan sel yang dipilih).

Menghapus Sel, Baris, Kolom, dan Tabel

Sel, baris, kolom, dan tabel dapat dihapu dengan cara berikut:

1.       Pilih sel, baris, kolom, atau tabel yang akan dihapus.

2.       Klik tab Layout, kemudian klik Delete pada Grup Rows & Columns.

3.       Klik salah satu pilihan berikut:

§  Delete Cells               : menghapus sel yang sedang dipilih

§  Delete Columns      : menghapus kolom

§  Delete Rows             : menghapus baris

§  Delete Table             : menghapus tabels

Menggabung Sel

Untuk menggabung beberapa sel menjadi satu, langkahnya ialah:

1.       Pilih sel-sel yang akan digabung.

2.       Pilih tab Layout di bawah Table Tools.

3.       Klik tombol Merge Cells pada Grup Merge.

Memecah Sel

Untuk memecah satu sel menjadi  lebih dari satu, langkahnya ialah:

1.       Pilih sel yang akan dipecah.

2.       Pilih tab Layout di bawah Table Tools.

3.       Klik tombol Split Cells pada Grup Merge.

4.       Masukkan jumlah kolom dan baris pada kotak dialog Split Cells.

5.       Klik OK.

Menambahkan Quick Style pada Tabel

1.       Klik tabel atau pilih sel yang akan diformat.

2.       Klik tab Design di bawah Table Tools.

3.       Klik panah ke atas atau ke bawah, atau klik panah More pada Grup Table Styles.

4.       Pilih style dengan cara mengklik style tersebut.

Memberikan Warna (Shading) pada Tabel

1.       Klik tabel atau pilih sel yang akan diberi warna atau corak (shading)

2.       Klik tab Design di bawah Table Tools.

3.       Klik tombol Shading pada Grup Table Styles.

4.       Klik warna pada Standard Colors untuk memilih suatu warna atau Theme Colors untuk memilih warna tema tertentu.

5.       Untuk menghapus warna yang telah diberikan pada tabel atau sel, klik No Color.

6.       Untuk memilih warna yang lain, pilih More.

Menambahkan Bingkai (Border) pada Tabel

1.       Klik tabel atau pilih sel yang akan diberi bingkai (Border)

2.       Klik tab Design di bawah Table Tools.

3.       Pada Grup Draw Borders, gunakan tombol Line Style untuk memilih tipe bingkai, Line Weight untuk mengatur ketebalan bingkai, dan Pen Color untuk mengatur warna dari bingkai tabel.

4.       Klik tombol Border pada Grup Table Styles.

5.       Pilih bingkai yang Anda inginkan atau klik Border and Shading untuk memodifikasi bingkai sesuai keinginan. Cara memodifikasi bingkai sama seperti pada sub bab Border dan Shading.

Mengubah Pilihan Format Kolom dan Baris Tabel

3.       Klik tabel yang akan diubah format kolomnya.

4.       Klik tab Design di bawah Table Tools.

5.       Pada Grup Tab Style Options, klik pilihan berikut:

§  Header Row                    : memberikan format berbeda pada baris paling atas.

§  Total Row                         : memberikan format berbeda pada baris paling bawah.

§  Banded Rows                 : memberikan format berbeda untuk baris bernomor genap.

§  First Column                    : memberikan format berbeda pada kolom paling kiri.

§  Last Column                    : memberikan format berbeda pada kolom paling kanan.

§  Banded Columns           : memberikan format berbeda untuk kolom bernomor genap.

Mengatur Properti Tabel

Untuk mengubah atau mengatur properti dari sebuah tabel, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut:

1.       Klik tabel yang akan diatur.

2.       Klik tab Layout pada di bawah Table Tools.

3.       Klik tombol Properties pada Grup Table untuk menampilkan kotak dialog Table Properties.

4.       Pada tab Table, atur perataan dan indentasi tabel pada bagian Alignment.

5.       Atur penempatan tabel dengan teks, apakah tabel dikelilingi teks (Around) atau tidak (None).

6.       Klik OK.

Menentukan orientasi teks

Anda dapat menampilkan orientasi atau arah teks dengan orientasi tegak. Caranya adalah sebagai berikut :

1.       Klik sel atau teks yang akan diubah orientasinya.

2.       Klik tab Layout pada di bawah Table Tools.

3.       Klik tombol Text Direction pada Grup Alignment.

Menentukan Perataan Sel

Anda dapat menentukan perataan sel secara horisontal yaitu rata kiri, rata tengah, atau rata kanan melalui tab Home pada Grup Paragraph seperti halnya mengatur perataan paragraf biasa. Untuk perataan horisontal sekaligus vertikal dalam sel (rata atas, rata tengah atau rata bawah) bisa dilakukan dengan melakukan langkah berikut :

1.       Pilih sel yang ingin Anda tentukan perataan vertikalnya

2.       Selanjutnya klik kanan untuk menampilkan pop-up menu.

3.       Pilih menu Cell Alignment . Pilihlah perataan yang Anda kehendaki.

 Atau dengan cara lainnya:

1.       Pilih sel yang ingin Anda tentukan perataan vertikal dan horisontalnya.

2.       Klik tab Layout pada di bawah Table Tools.

3.       Pilih perataan pada Grup Alignment.

Mengatur Agar Tinggi Baris dan Lebar Kolom Sama

Anda dapat mengatur agar tinggi beberapa baris dan lebar beberapa kolom didistribusikan merata hingga tinggi baris dan lebar kolom masing-masing sama. Caranya adalah sebagai berikut :

1.       Blok lah baris atau kolom yang hendak Anda samakan tinggi atau lebarnya

2.       Klik tab Layout pada di bawah Table Tools.

3.       Pada Grup Cell Size, Pilihlah Distribute Row untuk menyamakan tinggi baris atau Distribute Column untuk menyamakan lebar kolom.

4.       Untuk mengatur tinggi baris dan lebar kolom sesuai ukuran yang Anda inginkan, masukkan angka pada kotak Table Row Height atau Table Column Width.

Mengurutkan Isi Tabel

Untuk mengurutkan isi tabel lakukah langkah-langkah berikut :

1.       Bloklah kolom tabel yang hendak Anda urutkan.

2.       Klik tab Layout pada di bawah Table Tools.

3.       Klik tombol Sort pada Grup Data.

4.       Tentukan kolum pertama yang Anda jadikan dasar pengurutan di kotak Sort by.

5.       Tentukan jenis data yang hendak diurutkan melalui kotak Type. Anda dapat memilih jenis data Text  (teks), Number (angka), atau Date (tanggal).

6.       Tentukan cara pengurutan, Ascending (menaik), atau Descending (menurun).

7.       Bila ada kolom lain yang Anda jadikan dasar pengurutan, tentukan kolom itu dikotak Then by lalu lakukan langkah 4 dan 5 untuk masing-masing kolom tersebut. Artinya bila ada data yang sama, data akan diurutkan lagi berdasarkan kolom pengurutan kedua.

8.       Tentukan apakah baris pertama merupakan judul atau bukan dengan memilih salah satu tombol pilihan di bagian My List Has,  yaitu :

·         Header row          :  Baris pertama merupakan judul kolom. Judul ini tidak akan diurutkan.

·         No Header row   :  Baris pertama bukan merupakan judul. Baris pertama merupakan bagian data yang ikut diurutkan

9.       Klik tombol Options, kotak dialog Sort Options ditampilkan. Tandai kotak cek Case Sensitive bila Anda membedakan huruf kecil dan huruf besar

  Perhitungan Dalam Tabel

Anda dapat melakukan perhitungan seperti menambah, mengurang, menjumlah, dan merata-rata data dalam tabel, seperti contoh berikut:

Banyak	Barang	Harga	Jumlah
5	Disket	15000	75000
2	Kertas Printer	25000	50000
7		Total	125000

Kolom suatu tabel ditandai dengan huruf A,B,C dan seterusnya. Sedangkan baris ditandai dengan angka 1,2,3 dan seterusnya. Sel ditandai dengan huruf kolom dan nomor baris, misal sel B5 adalah sel yang terletak di kolom B baris ke 5. Anda dapat menggunakan operator hitung : * (kali), / (bagi), + (tambah), dan - (kurang).

Untuk melakukan perhitungan, ikuti langkah berikut:

1.       Letakkan kursor di tempat hasil perhitungan ingin ditampilkan. Misalnya untuk menghitung jumlah, letakkan kursor di D2 (sel di bawah teks “Jumlah”).

2.       Klik tab Layout pada di bawah Table Tools.

3.       Klik tombol Formula pada Grup Data sehingga muncul kotak dialog Formula.

Jumlah (sel D2) adalah Banyak (sel A2) dikalikan Harga (sel C2), jadi untuk menghitung jumlah masukan rumus =A2*C2 di kotak Formula. Selain operasi tambah, kurang, kali, dan bagi, Word menyediakan berbagai fungsi, antara lain :

SUM                      Untuk menjumlahkan

AVERAGE            Untuk merata-ratakan

Fungsi-fungsi yang lainnya dapat dilihat melalui daftar drop-down Paste function di kotak dialog Formula. Contoh penggunaan :

=SUM (ABOVE)                 : Jumlahkan semua data di atas

=SUM(LEFT)                       : Jumlahkan semua data di kiri

=SUM(C1:C3)                     : Jumlahkan semua data dalam sel C1 hingga C3

Hasil perhitungan dapat Anda tampilkan dalam berbagai format melalui daftar dropdown Number format.

GRAFIK

Membuat Grafik dari Tabel

Untuk membuat grafik dari sebuah tabel, tempuhlah prosedur berikut ini:

1.       Blok lah tabel yang akan dibuatkan grafik.

2.       Klik tombol Chart pada Grup Illustrations.

3.       Pada kotak dialog Insert Chart, klik sebuah kategori di panel sebelah kiri.

4.       Pilih tipe grafik di panel sebelah kanan.

5.       Klik tombol OK.

6.       Untuk mengubah data, ubah data sampel yang terdapat dalam lembar kerja Microsoft Excel.

7.       Untuk menutup lembar kerja, klik tombol Close pada Excel dan kembali ke Word.

Mengubah Tipe Grafik

Untuk mengubah tipe grafik, caranya ialah:

1.       Klik grafik yang akan diubah tipenya sehingga muncul Chart Tools.

2.       Klik tab Design di bawah Chart Tools.

3.       Pada grup Type, pilih Change Chart Type. Dengan cara lain, klik kanan grafik tersebut, pilih Change Chart Type.

4.       Klik kategori grafik di panel sebelah kiri, kemudian tipe grafik di sebelah kanan.

5.       Klik OK.

Mengubah Orientasi Grafik

Secara default grafik diplot menurut baris. Tetapi Anda dapat mengubahnya dengan cara berikut:

1.       Klik grafik yang akan diubah orientasi datanya sehingga muncul Chart Tools.

2.       Klik tab Design di bawah Chart Tools.

3.       Klik tombol Edit Data pada Grup Data.

4.       Klik tombol Switch Row/Column ketika sudah aktif.

Memformat Kotak Legenda

Legenda atau Legend ialah kotak yang terdapat pada grafik yang berisi keterangan tentang data seri. Kotak legenda dapat Anda format dengan cara berikut:

1.       Pilih grafik yang akan diubah.

2.       Klik tab Layout di bawah Chart Tools, kemudian klik tombol Legend pada Grup Labels.

3.       Pilih posisi Legenda yang diinginkan.

4.       Apabila akan mengubah format yang lain pilih More Legend Option.

Legend Option        : untuk mengatur posisi legenda

Fill                                                : untuk mengubah warna latar belakang legenda

Border Color             : untuk mengubah warna border dari legenda

Border Styles           : untuk mengatur tipe border dari legenda

Shadow                      : untuk mengatur bayangan legenda

5.       Klik Close.

Memberikan Judul Pada Grafik dan Sumbu

Anda dapat memberikan judul pada grafik dengan cara sebagai berikut:

1.       Pilih grafik yang akan diberi judul

2.       Klik tab Layout di bawah Chart Tools, kemudian pilih Chart Title pada Grup Labels.

3.       Klik salah satu pilihan Judul, atau klik More Title Options... untuk membuat judul dengan format yang Anda atur sendiri.

4.       Klik ganda text box judul untuk menuliskan teks judul.

Untuk menambahkan judul pada sumbu, caranya ialah sebagai berikut:

1.       Pilih grafik yang akan diberi judul

2.       Klik tab Layout di bawah Chart Tools, kemudian pilih Axis Titles pada Grup Labels.

3.       Klik pilihan berikut:

·         Primary Horizontal Axis Title      : untuk memberi judul sumbu mendatar

·         Primary Vertical Axis Title            : untuk memberi judul sumbu tegak

·         Depth Axis Title                               :  untuk memberi judul sumbu kedalaman. Pilihan ini hanya muncul jika grafiknya bertipe tiga dimensi.

4.       Klik salah satu pilihan judul atau klik More Primary Horizontal/Vertical/Depth Axis Title Option

Menampilkan atau Menyembunyikan Garis Grid

Garis grid (gridlines) adalah garis-garis yang merupakan perpanjangan strip skala. Untuk mengatur penampilan grid lakukan langkah berikut:

1.       Pilih grafik yang akan diatur gridline-nya.

2.       Klik tab Layout di bawah Chart Tools, kemudian pilih Gridlines pada Grup Axes.

3.       Klik pilihan gridlines yang akan diatur. Seperti judul, terdapat tiga pilihan, yaitu gridlines horisontal, vertikal, dan kedalaman (depth). Masing-masing gridlines memiliki pilihan None (tanpa gridlines), Major Gridlines, Minor Gridlines, dan Major & Minor Gridlines.

Memutar Grafik 3 Dimensi

Grafik 3 Dimensi dapat diputar ke berbagai penjuru dengan memperoleh sudut pandang yang tepat. Caranya:

1.       Pilih grafik yang akan diputar. Grafik harus tiga dimensi.

2.       Klik tab Layout di bawah Chart Tools, kemudian pilih 3-D Rotation pada Grup Background, sehingga muncul kotak dialog Format Chart Area. Dengan cara lain, klik kanan pada grafik, pilih 3-D Rotation.

3.       Tentukan rotasi dengan memasukan angka atau dengan mengklik tombol-tombol yang tersedia.

4.       Klik OK.

GAMBAR

Gambar dapat ditambahkan ke dalam dokumen Microsoft Word dan kemudian dapat diformat dengan berbagai macam cara. Picture Tools dalam Word 2007 memudahkan Anda dalam memodifikasi gambar secara inovatif.

Memasukkan Gambar

Untuk memasukkan gambar, caranya ialah:

1.       Tempatkan kursor pada dokumen yang ingin dimasukkan gambar

2.       Klik Tab Insert pada Ribbon

3.       Klik tombol Picture.

4.       Browse gambar yang ingin dicantumkan, klik Insert.

Menyalin Gambar dari Aplikasi Lain

Anda dapat menyalin gambar dari aplikasi lain dengan cara sebagai berikut:

1.       Bukalah program aplikasi itu dan tampilkan gambar yang hendak Anda salin.

2.       Pilih gambar dan berikan perintah EditàCopy (Ctrl+C).

3.       Masuklah ke dokumen Word Anda.

4.       Letakkan titik sisip di posisi gambar hendak dimasukkan.

5.       Pilih menu EditàPaste (Ctrl+V).

Memasukkan Gambar Clip Art

• Tempatkan kursor pada dokumen yang ingin masukkan Clip art.
• Klik Tab Insert pada Ribbon
• Klik tombol Clip Art pada Grup Illustrations.

• Kotak dialog akan terbuka dan Anda dapat mencari clip art yang diinginkan.
• Pilih illustration yang ingin dimasukkan. Atau masukkan kata kunci di bagian Search for apabila Anda mencari gambar dengan kategori tertentu.

Mengubah Mode Warna Gambar

Untuk mengubah mode warna gambar lakukan langkah sebagai berikut:

1.       Pilih gambar, sehingga muncul tab baru pada Ribbon, yaitu Format.

2.       Klik tab Format, kemudian klik Recolor pada Grup Adjust.

3.       Pilih mode warna yang diinginkan. Pilihan yang tersedia yaitu: No Recolor, Color Modes, dark Variations, dan Light Variations.

Mengubah Kecerahan dan Kekontrasan Gambar

Untuk mengubah kecerahan gambar lakukan langkah sebagai berikut:

1.       Pilih gambar, kemudian klik tab Format.

2.       Klik Brightness pada Grup Adjust.

3.       Klik tingkat kecerahan yang Anda kehendaki.

Sedangkan untuk mengubah kekontrasan gambar lakukan langkah sebagai berikut:

1.       Pilih gambar, kemudian klik tab Format.

2.       Klik Contrast pada Grup Adjust.

3.       Klik tingkat kekontrasan yang Anda kehendaki.

Menggunting (Cropping) Gambar

Ada kalanya Anda menginginkan bagian tertentu dari gambar saja bukan keseluruhannya. Untuk itu Anda dapat “menggunting” gambar untuk membuang bagian yang tidak perlu. Caranya adalah sebagai berikut:

1.       Pilih Gambar, lalu klik tab Format.

2.       Klik tombol Crop pada Grup Size.

3.       Drag (seretlah) salah satu pegangan ke posisi gambar yang akan dipotong.

Memformat Gambar Melalui Kotak Dialog

Untuk memformat gambar melalui kotak dialog lakukan langkah-langkah berikut:

1.       Pilih gambar, klik kanan pada gambar yang akan diformat.

2.       Klik Format Picture.

3.       Pada kotak dialog Format Picture, Anda dapat mengatur warna latar belakang gambar, warna bingkai, tipe bingkai, bayangan, format 3 dimensi, rotasi 3 dimensi, kecerahan dan kekontrasan gambar, serta kotak teks.

Memberikan Bingkai

Bingkai dapat Anda berikan dengan cara sebagai berikut:

1.       Pilih gambar, klik tab Format.

2.       Klik Picture Border pada Grup Picture Styles.

3.       Atur warna, ketebalan dan tipe bingkai berturut-turut pada bagian Theme Colors, Weight, dan Dashes. Jika tidak ingin diberi bingkai, klik No Outline.

Memberikan Latar Belakang

Latar belakang gambar dapat Anda berikan dengan cara:

1.       Pilih gambar, klik tab Format.

2.       Klik panah kecil pada Grup Picture Styles untuk menampilkan kota dialog Format Picture.

3.       Pada kotak dialog Format Picture, pilih Fill pada panel di sebelah kiri, kemudian atur warna latar belakang sesuai keinginan. Terdapat empat pilihan yaitu No Fill, Solid Fill, Gradient Fill, dan Picture or texture fill.

4.       Klik Close.

Menyisipkan Teks di Sekitar Gambar

Untuk menyisipkan teks pada gambar lakukan langkah-langkah berikut:

1.       Pilih gambar tersebut, klik tab Format.

2.       Klik tombol Text Wrapping pada Grup Arrange, atau klik kanan gambar lalu klik Text Wrapping.

3.       Bentuk tampilan itu dapat Anda lihat pada gambar di masing-masing pilihan itu.

TEXT BOX, SHAPE, DAN WORDART

Text Box

Menyisipkan Text Box

Anda dapat menyisipkan text box (kotak teks) ke dalam dokumen untuk memberi tanda dan peringatan atau supaya Anda mendapat kemudahan untuk memindahkan teks di dalam tubuh dokumen. Text Box dapat Anda buat dengan cara sebagai berikut:

1.       Klik tab Insert pada Ribbon.

2.       Klik tombol Text Box pada Grup Text.

3.       Pilihlah salah satu text box yang sudah disediakan (built-in) atau klik Draw Text Box dari menu.

4.       Apabila Anda memilih text box built-in, klik text box yang akan Anda gunakan supaya muncul pada dokumen.

5.       Apabila Anda memilih Draw Text Box, akan muncul kursor berbentuk tanda plus (+). Klik dan drag mouse sampai ukuran text box sesuai dengan keinginan Anda.

6.       Ketikkan teks dalam text box.

Memodifikasi Text Box

Text box dapat dimodifikasi dengan menambahkan warna latar belakang dan warna bingkai, mengubah bentuk kotak, menambah bayangan, dan lain-lain. Cara memodifikasi text box ialah sebagai berikut:

1.       Pilih text box yang akan dimodifikasi sehingga muncul Text Box Tools.

2.       Klik tab Format di bawah Text Box Tools.

3.       Terdapat enam Grup pada tab Format yang bisa Anda pilih, yaitu:

·         Text                      : menambah text box (Draw Text Box), mengubah arah teks (Text Direction), membuat link (Create Link), dan menghapus link (Break Link).

·         Text Box Styles :  mengatur warna text box, mengatur warna latar belakang (Shape Fill), mengatur warna bingkai (Shape Outline), dan mengubah bentuk bingkai text box (Change Shape).

·         Shadow Effects   :   mengatur bayangan text box

·         3-D Effects         :  mengatur efek tiga dimensi

·         Align                     :  mengatur perataan dan posisi text box

·         Size                       :  mengatur ukuran (lebar dan tinggi) text box

Shape

Anda dapat menambahkan bermacam-macam bentuk gambar (shapes) pada dokumen termasuk bentuk panah, callout, persegi, bintang, simbol diagram alir (flowchart), dan masih banyak lagi. Bentuk-bentuk gambar tersebut dapat mempercantik dokumen dan memperjelas suatu maksud tulisan.

Untuk menambahkan shape dalam dokumen, langkah-langkahnya ialah:

1.       Klik tab Insert pada Ribbon.

2.       Klik tombol Shape pada Grup Illustrations.

3.       Terdapat bermacam-macam bentuk shape. Pilih salah satu Shape, sehingga kursor berubah menjadi bentuk tanda plus (+).

4.       Klik dan drag kursor sampai ukuran shape yang Anda inginkan.

Untuk memodifikasi shape, caranya mirip seperti memodifikasi text box, yaitu:

1.       Pilih shape yang akan dimodifikasi sehingga muncul Drawing Tools.

2.       Klik tab Format di bawah Drawing Tools.

3.       Pilih tombol yang akan digunakan untuk memodifikasi. Seperti text box, terdapat enam Grup pada tab Format yang dapat dimanfaatkan. Hanya saja pada Shape terdapat Grup Insert Shape yang berisi aneka bentuk shape, tombol Edit Shape, dan tombol Edit Text (untuk memasukkan teks ke dalam shape).

Contoh bentuk gambar yang telah dimodifikasi dapat dilihat dalam gambar berikut ini.

WordArt

Untuk membuat obyek Word Art lakukan prosedur berikut:

1.       Klik tab Insert pada Ribbon.

2.       Klik WordArt.

3.       Pilih salah satu style WordArt, sehingga muncul kotak dialog Edit WordArt Text.

4.       Ketikkan teks pada kotak dialog. Atur jenis font, ukuran font, dan style.

5.       Klik tombol OK.

Untuk memodifikasi, caranya ialah:

1.       Pilih WordArt yang akan dimodifikasi sehingga muncul WordArt Tools.

2.       Klik tab Format di bawah WordArt Tools.

3.       Pilih tombol yang akan digunakan untuk memodifikasi. Terdapat enam Grup pada tab Format yang dapat dimanfaatkan, yaitu Text, WordArt Styles, Shadow Effects, 3-D Effects, Arrange, dan Size.

EQUATION

Equation merupakan fasilitas yang digunakan untuk membuat persamaan matematika dalam Word. Untuk membuat persamaan, caranya ialah:

1.       Klik tab Insert.

2.       Klik tombol Equation yang terdapat dalam Grup Symbol, atau Klik panah pada tombol Equation, kemudian klik Insert New Equation.

3.       Pada layar akan muncul Tab Design dan tempat equation kosong seperti berikut:

4.       Klik tab Design di bawah Equation Tools.

5.       Klik tombol yang terdapat pada Grup Structures, kemudian pilih Structures yang akan digunakan. Structures yang tersedia ialah: Fraction (pembagian), Script (penulisan angka atau simbol superscript dan subscript), Radical (akar), Integral, Large Operator (penjumlahan, irisan, gabungan), Bracket (tanda kurung), Function (fungsi trigonometri), Accent (penulisan variabel dengan aksen tertentu di atas atau bawah), Limit and Log, Operator (simbol operator), dan Matrix.

6.       Pilih tempat meletakkan equation untuk menambahkan equation yang lain.

7.       Untuk menambahkan simbol, klik panah ke atas atau ke bawah pada Grup Symbols. Atau klik panah More untuk menambahkan simbol yang lain.

Sebagai contoh, misalkan akan menulis persamaan berikut:

Maka caranya ialah:

1.       Klik tab Insert.

2.       Klik tombol Equation yang terdapat dalam Grup Symbol, atau Klik panah pada tombol Equation, kemudian klik Insert New Equation.

3.       Pada tempat equation, ketikkan x=               

4.       Klik tombol Fraction pada Grup Structures, pilih bentuk pecahan yang sesuai.

5.       Akan ditampilkan kotak rumus dengan dua slot. Slot yang atas untuk pembilang, sedangkan slot yang bawah untuk penyebut.

6.       Pada slot pembilang, ketikkan –b, kemudian dari Grup Symbols pilih simbol ±.

7.       Klik tombol Radical, lalu pilih bentuk akar yang sesuai.

8.       Dalam akar, klik Script, pilihSuperscript.

9.       Ketikkan b di bawah dan angka 2 di atas (pangkat).

10.   Tekan tanda panah ke kanan sekali, lalu ketikkan tanda – 4ac.

11.   Letakkan kursor ke bawah (penyebut) dengan menggunakan mouse atau panah ke bawah, lalu ketikkan 2a.

FOOTNOTE, ENDNOTE, DAN CROSS REFERENCE

Footnote dan Endnote

Footnote atau catatan kaki, dan endnote atau catatan akhir banyak dipakai dalam dokumen yang bersifat ilmiah atau teknis. Tujuannya untuk memberikan informasi tambahan tentang suatu hal (misalnya rujukan ke karya tulis lain) yang kalau langsung diberikan akan menganggu alur bahasa. Pada umumnya footnote diberikan di kaki halaman sedangkan endnote diberikan di akhir dokumen  

Untuk membuat footnote atau endnote lakukan langkah-langkah berikut ini:

1.       Letakkan kursor pada posisi note akan diberikan.

2.       Klik tab References pada Ribbon.

3.       Klik tombol Insert Footnote atau Insert Endnote pada sesuai kebutuhan Anda.

4.       Ketikkan teks footnote atau endnote pada tempat yang disediakan.

5.       Untuk memodifikasi footnote atau endnote, Anda bisa klik panah di pojok kanan bawah untuk menampilkan kotak dialog Footnote.

6.       Pada bagian Location, untuk memilih footnote klik tombol pilihan Footnote sedang untuk membuat endnote klik tombol pilihan Endnote.

7.       Selanjutnya, bila Anda hendaki Word menomori note secara otomatis, klik tombol pilihan Autonumber. Bila Anda menghendaki tanda note yang lain klik tombol Symbol.

8.       Pilih This section bila format footnote berlaku pada section yang aktif atau Whole document bila untuk dokumen secara keseluruhan.

Cross Reference

Rujukan silang (cross reference) digunakan untuk memberikan rujukan ke bagian lain dokumen. Prosedur untuk membuat rujukan silang adalah sebagai berikut:

1.       Letakkan titik sisip ke tempat yang merujuk dan ketiklah kalimat rujukan misalnya: Lebih lanjut lihat “ (termasuk tanda kutip).

2.       Klik tab References.

3.       Klik tombol Cross-reference pada Grup Captions, sehingga tampil kotak dialog Cross Reference.

4.       Pilihlah jenis rujukan di kotak Reference type . Bila Anda bermaksud merujuk ke suatu judul pilihlah Heading. Untuk merujuk ke suatu gambar pilihlah Figure. Anda juga bisa merujuk ke bookmark, footnote, endnote, equation, tabel.

5.       Selanjutnya tentukan jenis informasi yang akan Anda masukan di kotak Insert reference to. Bila Anda merujuk ke suatu heading (judul) Anda dapat memilih:

·              Heading teks                                    :  teks judul

·              Page number                                    :  Nomor judul. Bila Anda merujuk suatu subjudul dalam judul yang sama hanya nomor sub judul yang diberikan

·              Heading number (no context)  :  Nomor judul.

·              Heading number (full context)   :          Nomor judul. Rujukan diberikan lengkap

·              Above/bellow                                 :  Rujukan hanya berupa kata “above” (di atas) atau “below” (di bawah)

Bila Anda merujuk ke suatu figure (gambar), equation (rumus) atau table (tabel) Anda dapat memilih, misalnya:

·               Entire caption (seluruh caption)

·               Only label and number (hanya label dan nomor)

·               Only caption text (hanya teks caption)

·               Page number (nomor halaman)

6.       Tandai kotak Insert as hyperlink bila Anda ingin memperlakukan rujukan itu sebagai hyperlink. Artinya bila Anda mengklik rujukan itu, Word akan langsung menampilkan bagian yang Anda rujuk.

7.       Tandai kotak cek Include above/below untuk menambahkan kata “above” (bila hal yang dirujuk ada di atas) atau “below” (bila hal yang di rujuk berada di bawah) pada rujukan.

8.       Klik tombol Insert untuk memasukkan cross reference itu. Kotak dialog tetap terbuka dan Anda dapat menentukan rujukan yang lain.

INDEKS

Indeks adalah suatu daftar yang disusun untuk memudahkan pembaca menemukan masalah tertentu yang dibahas dalam dokumen. Contoh suatu indeks adalah:

Perangkat keras, 3

Perangkat lunak, 15,20,25

Program
          Melaksanakan, 155

    Membuat, 155

    Menyunting, 156,160

Merancang, 181-184

Artinya “Perangkat keras” dibahas di halaman 3, “Perangkat lunak” dibahas di halaman 15, 20 dan 25 dan seterusnya. Indeks terdiri dari main entry dan subentry dan diurutkan menurut abjad. Pada contoh di atas, Perangkat keras, Perangkat lunak, Program termasuk main entry sedangkan Melaksanakan, Membuat … disebut subentry. Main entry dan Subentry disebut index entry

Membuat Index Entry

Sebelum menampilkan indeks, Anda terlebih dahulu harus menandai daftar kata yang akan dicantumkan dalam indeks, yang disebut sebagai index entry. Untuk membuat index entry lakukan langkah-langkah berikut:

1.       Pilihlah teks yang akan Anda jadikan main entry jika index entry berasal dari teks yang telah ada. Jika ingin memasukkan teks secara langsung, klik di suatu tempat di mana Anda ingin index entry disisipkan.

2.       Klik tab References, lalu klik tombol Mark Entry, sehingga muncul kotak dialog Mark Entry.

3.       Selanjutnya untuk memasukkan main entry Anda dapat melakukan hal-hal berikut ini: teks yang Anda pilih ditampilkan dalam kotak main entry dapat Anda edit lagi

4.       Untuk memasukkan subentry ketiklah teks di kotak subentry.

5.       Untuk memberikan format tertentu pada teks index entry (baik main entry maupun subentry ) itu sorotlah teks tersebut di kotak Main Entry atau Subentry lalu tekanlah Ctrl+B untuk huruf tebal, Ctrl+I untuk huruf miring, Ctrl+U untuk garis bawah.

6.       Pilihlah format tampilan nomor halaman untuk index entry tersebut.

7.       Setelah Anda memasukkan index entry, Anda dapat menAndai index entry itu dengan dua macam cara: Untuk menAndai index entry itu saja klik tombol Mark. Kotak dialog Mark Index Entry tetap dalam keadaan terbuka dan Anda dapat melanjutkan memberikan index entry yang lain.

8.       Oleh Word index entry ditandai dengan field {XE} yang berupa teks tersembunyi (hidden teks), karakter tersebut tidak muncul jika domumen dicetak. Untuk menyembunyikan atau menampilkan teks tersembunyi klik icon show/hide di Grup Paragraph   .

9.       Untuk menghapus index entry pilihlah field {XE}, termasuk karakter field di dalam {} lalu dekan DEL.

Membuat Index Entry Bertingkat

Ada kalanya Anda memberikan subentry bertingkat seperti ini:

Program, 156-160

    Menyunting

    Merancang

          Diagram Alir, 181-183

          Pseudocode, 184  

Untuk membuat index entry seperti ini Anda harus memasukan teks berikut ke dalam kotak dialog Mark Index Entry. Teks dalam kotak Main Entry adalah:

Program

Sedangkan kotak Subentry adalah:

Menyunting

Merancang:Diagram Alir

Merancang:Pseudocode

Menampilkan Daftar Indeks

Setelah Anda memberikan semua index entry dalam dokumen maka Anda siap untuk menampilkan atau membuat indeks

1.       Letakkan kursor atau titik sisip di tempat indeks akan dibuat.

2.       Sembunyikan semua karakter tak dicetak agar penomoran halaman dapat diberikan dengan benar, yaitu dengan mengklik Show/Hide   yang terdapat di toolbar.

3.       Klik tab References, lalu klik tombol Insert Index pada Grup Index sehingga muncul kotak dialog Index.

4.       Pilihlah bentuk atau type index dengan memilih Indented atau Run-in. Contoh Indented seperti berikut:

Program

Menyunting, 156-160

Merancang

Sedangkan bentuk run-in adalah:

Program: Menyunting, 156-160; Merancang;

5.       Indeks biasanya dibuat dalam dua kolom. Kalau perlu Anda dapat mengubah jumlah kolom melalui kotak Columns.

6.       Apabila nomor halaman ingin diletakkan rata kanan, ceklist kotak Right align page numbers, kemudian pilih Tab leader.

7.       Selanjutnya pilihlah format indeks dari kotak Formats. Anda dapat memilih format Classic, Fancy, Modern dan sebagainya. Setiap kali memilih dapat dilihat di kotak Preview.

8.       Klik OK.

Memutakhirkan Indeks

Apabila daftar indeks sudah jadi kemudian ada perubahan, Anda dapat memutakhirkan (update) daftar indeks yang telah Anda buat sebelumnya. Untuk meng-update indeks, caranya ialah:

1.     Klik di suatu tempat dalam indeks.

2.     Klik tab References.

3.     Klik tombol Update Index yang terdapat pada Grup Index.

DAFTAR ISI DAN DAFTAR FIGUR

Daftar Isi

Daftar isi (table of contents) merupakan daftar judul disertai dengan nomor halaman tempat judul itu berada. Cara termudah untuk menciptakan daftar isi ialah dengan menggunakan Heading Styles pada teks yang akan Anda masukkan ke dalam daftar isi. Sebagai contoh: Heading 1, Heading 2, dan seterusnya berdasarkan isi dokumen Anda. Ketika Anda menambah atau menghapus heading dari dokumen Anda, secara otomatis Word akan meng-update daftar isi Anda. Word juga meng-update nomor halaman pada daftar isi ketika informasi ditambahkan atau dihapus dari dokumen.

Menandai Entri Daftar Isi

Langkah pertama yang harus dilakukan untuk membuat daftar isi ialah menandai entri-entri yang akan dimasukkan ke dalam daftar isi. Daftar isi akan diformat berdasarkan level atau tingkatan heading. Level 1 akan mencakup semua teks yang menggunakan Heading 1, yang biasanya digunakan untuk judul tingkat pertama. Heading 2 biasanya juga digunakan untuk menandai judul tingkat kedua. Anda dapat menandai entri daftar isi dengan salah satu dari dua cara, yaitu menggunakan heading built-in dan menandai teks entri sendiri.

Untuk menandai entri menggunakan heading built-in, caranya ialah:

1.       Pilih teks yang akan dijadikan heading (judul)

2.       Klik tab Home.

3.       Pada Grup Style, klik Heading 1, Heading 2, dan seterusnya sesuai level judul.

4.       Klik panah untuk menampilkan semua Quick Styles Gallery.

5.       Pilih style yang Anda inginkan.

Sedangkan untuk menandai entri dengan style yang Anda buat sendiri, caranya ialah:

1.       Pilih teks yang akan dijadikan sebagai heading.

2.       Klik tab References pada Ribbon.

3.       Klik Add Text pada Grup Table of Contents.

4.       Klik Level yang ingin Anda berikan pada teks yang dipilih.

Membuat Daftar Isi

Prosedur untuk membuat daftar isi adalah sebagai berikut:

1.       Letakkan titik sisip pada posisi tempat daftar isi tersebut akan dibuat.

2.       Sembunyikan semua teks tersembunyi dengan mengklik tombol Show/Hide di tab Paragraph agar halaman dapat diberikan dengan benar.

3.       Klik tab References.

4.       Klik tombol Table of Contents, sehingga muncul tampilan daftar isi yang sudah built-in.

5.       Pilih salah satu tampilan daftar isi yang Anda inginkan.

6.       Apabila Anda menginginkan format yang tidak tersedia, maka pilihlah Insert Table of Contents  di bagian bawah daftar isi built-in, sehingga muncul kotak dialog Table of Contents.

7.       Pilihlah format tampilan daftar di kotak Formats. Bila Anda mengklik suatu format maka di kotak Preview ditampilkan hasilnya.

8.       Selanjutnya Anda dapat mengatur hal-hal berikut ini:

·         Bila kotak cek Show page numbers ditandai maka nomor halaman dicantumkan.

·         Bila kotak cek Right align page numbers ditandai maka nomor halaman ditampilkan rapat kanan. Bila tidak ditandai, nomor halaman dicantumkan di samping judul.

·         Anda dapat memberikan penghubung antara judul dan nomor halaman, jika kotak Right align page numbers ditandai. Jenis garis penghubung dapat Anda pilih melalui kotak Tab Leader. Bila Anda memilih “(none)” maka penghubung tidak diberikan.

·         Melalui kotak Show levels tentukan hingga judul tingkat berapa daftar diberikan. Bila di kotak dialog dicantumkan 3 artinya daftar tersebut diberikan untuk tingkat 1, 2, dan 3.

9.       Apabila Anda menggunakan style Heading 1, Heading 2, dst, klik OK.

10.   Apabila Anda menggunakan style yang Anda buat sendiri, klik tombol Options...

11.   Anda dapat memilih style yang tercantum di kotak Available Styles untuk memformat daftar isi. Masukkan angka 1 sampai 9 pada bagian TOC Level sesuai dengan level setiap style yang Anda gunakan.

12.   Klik OK.

Daftar Figur

Selain indeks dan daftar isi, Anda dapat membuat daftar yang lain seperti daftar gambar, daftar foto, daftar grafik, daftar tabel, daftar rumus, dan sebagainya. Daftar-daftar tersebut termasuk ke dalam Table of Figure. Umumnya yang merupakan entry adalah caption (keterangan gambar, tabel, rumus, dan sebagainya).

Menandai Entri Daftar Figur

Langkah pertama yang harus dilakukan untuk membuat daftar figur ialah menandai entri-entri yang akan dimasukkan ke dalam daftar figur. Cara termudah adalah dengan memformat entri atau obyek tersebut dengan style caption. Untuk memasukkan caption pada gambar atau obyek yang lain caranya ialah sebagai berikut:

1.       Pilih gambar atau obyek lain yang akan diberi caption.

2.       Klik tab References, pilih tombol Insert Caption pada Grup Caption. Atau dengan cara lain, klik kanan obyek yang akan diberi caption, klik Insert Caption.

3.       Pilih label yang akan Anda jadikan sebagai caption, misalnya Figure atau Table.

4.       Apabila tidak tersedia label yang Anda inginkan, misalnya Anda ingin memberi label “Gambar” atau ”Rumus”, maka klik New Label.

5.       Masukkan nama label yang Anda inginkan.

6.       Klik OK.

7.       Ketikkan keterangan untuk obyek pada bagian Caption.

8.       Apabila ingin mengubah penomoran, klik tombol Numbering.

9.       Klik OK.

Membuat Daftar Figur

1. Letakkan kursor pada posisi daftar figur akan dibuat.
2. Sembunyikan teks tersembunyi dengan mengklik tombol Show/hide di Grup Paragraph.
3. Klik tab References, kemudian klik tombol Insert Table of Figures pada tab Captions.

4. Pilih caption yang sesuai di kotak daftar Caption label, misalnya Figure untuk gambar, Equation untuk rumus, atau nama label yang Anda buat sendiri.
5. Pilih format tampilan daftar di kotak Formats. Peragaannya dapat Anda lihat di kotak Preview. Bila Anda hendak mengubah style, klik tombol Modify dan kotak dialog Style ditampilkan. Ubahlah style melalui kotak dialog tersebut.
6. Selanjutnya Anda dapat mengatur hal-hal berikut:

• Bila kotak cek Show page numbers ditandai maka nomor halaman dicantumkan.
• Bila kotak cek Right align page numbers ditandai maka nomor halaman ditampilkan rapat kanan, bila tidak nomor halaman dicantumkan disamping judul.
• Anda dapat memberikan penghubung antara judul dan nomor halaman. Jenis garis penghubung dapat Anda pilih nelalui kotak Tab Leader. Bila Anda memilih “(none)” naka penghubung tidak diberikan.
• Agar label dan nomor gambar (seperti “Figure 1”,”Gambar 2”) dicantumkan pastikan bahwa kotak cek Include label and number ditandai.

7. Klik OK.

MAIL MERGE

Membuat Surat Massal

Mail Merge adalah fasilitas Word untuk membantu membuat surat massal, yaitu surat yang ditujukan kepada banyak orang.

Untuk menggunakan fasilitas Mail Merge kita harus menggunakan dua buah file, yaitu dokumen utama (main document) dan sumber data (data source). Dokumen utama berisi teks dan hal-hal lain yang tidak berubah dari surat ke surat. Sumber data berisi berisi informasi yang berubah-ubah dari surat ke surat (misalnya nama dan alamat yang dituju). Berikut ini langkah-langkah yang dilakukan untuk menggunakan Mail Merge:

1.       Jika dokumen yang akan Anda gunakan sudah ada, bukalah dokumen tersebut sebagai dokumen utama. Jika Anda akan membuat dokumen baru, tekanlah Ctrl+N atau tombol Office kemudian pilih New.

2.       Klik tab Mailings, kemudian pilih Step by Step Mail Merge Wizard. Panel tugas Mail Merge langkah pertama ditampilkan di sebelah kanan jendela dokumen. Panel tugas ini akan memandu Anda menggunakan Mail Merge.

3.       Jika Anda akan mengirim surat, maka di bagian Select Document Type pilihlah Letters. Kemudian klik Next: Starting Document yang terdapat di bagian bawah panel tugas untuk menuju langkah berikutnya.

4.       Panel tugas Mail Merge langkah ke-2 ditampilkan. Tentukan dokumen yang akan Anda gunakan sebagai dokumen utama. Anda dapat memilih:

·         Use the Current Document (menggunakan dokumen yang baru Anda buka).

·         Start from a Template (menggunakan suatu template atau bagan dokumen).

·         Start from Existing Document (menggunakan dokumen yang sudah ada sebelumnya).

Klik Next: Select recipient untuk menuju langkah selanjutnya. Jika ingin kembali ke langkah sebelumnya klik Previous: Select document type.

5.       Pada langkah ke-3, Anda dapat memilih sumber data. Pilihan yang tersedia:

·         Use an Existing List (sumber data sudah ada).

·         Select from Outlook Contacts (memilih daftar dari Microsoft Outlook).

·         Type a New List (membuat daftar baru).

Jika Anda belum memiliki sumber data, pilih Type a New List lalu klik Create. Kotak dialog New Address ditampilkan.

Pada kotak tersebut ditampilkan kotak isian untuk memasukkan daftar alamat, yang meliputi Title (gelar) sampai E-mail Address (Alamat email) yang disebut field. Jika yang Anda perlukan tidak semua field, atau bermaksud mengganti nama field menjadi nama lain, atau ingin menambah field baru, maka klik tombol Customize Columns.

Untuk menghapus field, pilih field yang akan dihapus lalu klik tombol Delete Entry. Untuk mengganti nama field, pilihlah field tersebut lalu klik tombol Rename. Sedangkan untuk menambahkan field baru, klik tombol Add lalu ketikkan nama field pada kotak yang ditampilkan. Jika Anda bermaksud mengubah urutan field, pilih suatu field kemudian klik tombol Move Up untuk menaikkan field atau Move Down untuk menurunkan urutan field. Misalkan Anda memiliki field Nama, Alamat, Kota dan Kode Pos.

6.       Langkah selanjutnya ialah mengisi data di kotak dialog New Address List. Setiap baris data disebut entry atay record.  Ketikkan data di suatu field. Untuk menuju field berikutnya, tekan tombol Tab. Untuk mundur ke field sebelumnya, tekan Shift+Tab. Anda juga dapat menggunakan mouse untuk berpindah antar field.

Setelah selesai mengisikan data di suatu entry, masuklah ke entry berikutnya dengan mengklik tombol New Entry. Setelah selesai memasukkan semua entry, klik Close sehingga muncul kotak dialog Save Address List. Berikan nama untuk file data tersebut. Secara otomatis file itu tersimpan dengan ekstensi .mdb dalam folder:

……………\My Documents\My Data Sources.

Setelah tersimpan, akan muncul kotak Mail Merge Recipient List. Klik OK.

7.       Selanjutnya klik Next: Write Your Letter. Jika suratnya sudah dibuat, Anda dapat melanjutkan ke langkah berikutnya yaitu memasukkan field yang tedapat dalam database ke dokumen utama. Field ini disebut Merge Field. Langkahnya ialah sebagai berikut:

a.       Letakkan kursor pada tempat field akan dimasukkan. Misalnya field Nama, maka letakkan kursor setelah “Kepada Yth”.

b.      Pada panel tugas Mail Merge, pilih More Items sehingga muncul kotak dialog Insert Merge Fields.

c.       Pilih tombol pilihan Database Fields di kotak tersebut.

d.      Klik nama field yang akan Anda masukkan ke dokumen di kotak daftar field, kemudian klik tombol Insert.

e.      Ulangi langkah c dan d untuk field lainnya sampai selesai, kemudian klik Close.

Word akan memasukkan nama field dengan diapit tanda Chevron (« »). Bentuk dokumen setelah dilengkapi terlihat seperti berikut:

Kepada Yth:

«Nama»

«Alamat»

«Kota»  «Kode Pos»

…..

f.        Klik Next: Preview your letters pada panel tugas untuk menuju langkah berikutnya. Pada langkah ini surat Anda diperagakan. Klik tombol >> untuk ke surat berikutnya, atau tombol << ke surat sebelumnya.

g.       Jika surat telah selesai dibuat,  klik Next: Complete the merge. Pada tahap ini surat dapat dicetak dengan mengklik tombol Print pada panel tugas.

Mencetak Alamat pada Amplop

Untuk mencetak alamat pada amplop, Anda juga dapat menggunakan informasi alamat penerima dari sumber data (database). Langkah-langkahnya ialah sebagai berikut:

1.       Bukalah suatu dokumen baru.

2.       Klik tab Mailings, kemudian pilih Step by Step Mail Merge Wizard.

3.       Pilih Envelopes pada panel tugas mail Merge langkah pertama.

4.       Pilih Change Document Layout pada panel tugas Mail Merge langkah ke-2. lalu klik Envelope options di bawahnya. Kotak dialog Envelope Options ditampilkan. Pada tab Envelope Options tentukan ukuran amplop di daftar drop down Envelope Size. Jika ukuran amplop yang Anda gunakan tidak ada dalam daftar, pilih Custom Size lalu masukkan panjang (Width) dan lebar (Height) amplop di kotak dialog Envelope Size.

Tentukan font dan posisi alamat yang dituju di bagian Delivery Address, kemudianalamat pengirim di bagian Return Address. Tentukan posisi di kotak From Left (dari kiri) dan From Top (dari atas). Posisi tersebut akan diperagakan pada kotak Preview.

5.       Jika file data sudah dimiliki, pilih Use an Existing List pada panel tugas Mail Merge langkah ketiga. Klik Browse untuk menentukan file data tersebut. Jika Anda belum memiliki database alamat, pilih Type a New list lalu buat seperti langkah pada saat membuat surat. Klik Next.

6.       Klik More Items pada panel tugas Mail Merge langkah keempat. Di bagian tengah amplop disediakan sebuah frame untuk memasukkan alamat. Masukkan field nama dan alamat di situ. Ketik alamat penerima, kemudian klik Next.

7.       Pada panel tugas Mail Merge kelima diperagakan amplop setelah diisi data alamat.

8.       Cetak amplop Anda dengan mengklik Print pada panel tugas Mail Merge langkah terakhir.